Menu - Preventivi - Gestione preventivi
Questa gestione permette il caricamento dei preventivi.
I preventivi possono essere utilizzati per:
- riepilogare i materiali ed i lavori eseguiti presso un cliente, per poi
procedere alla fatturazione del lavoro
- generare ed inviare via e-mail un ordine cliente,
mediante il pulsante Conferma
(*)
(*) L'invio per e-mail dell'ordine cliente da
Conferma Preventivo avviene
solo se è stato specificato l'e-mail nell'anagrafico cliente nella pagina
Indirizzo. Per il corretto funzionamento dell'invio della posta elettronica è necessario,
anche, verificare di avere
impostato, in Utilità - Parametri, il proprio e-mail di spedizione ed il server SMTP per l'invio
dei messaggi in uscita.
Un preventivo, quando viene confermato in ordine, diventa un documento
utilizzabile solo in visualizzazione. Il programma evidenzia, inoltre, a destra
della data, la dicitura "Confermato" (vedi fig.1) e non permette la
modifica del preventivo.
(Figura 1)
Nella maschera dei preventivi è possibile effettuare le seguenti azioni:
- Nuovo: per creare una nuovo
preventivo
- Stampa: per stampare il documento selezionato in maschera o precedentemente
scelto attraverso i tasti freccia dx, sx
- Ricerca: per visualizzare un elenco dei preventivi inseriti
- Duplica: per duplicare il documento selezionato in maschera o
precedentemente scelto attraverso i tasti freccia dx, sx
Una volta impostato una nuovo preventivo o nella modifica di uno esistente, il modulo di preventivazione si compone delle seguenti pagine:
Per inserire un nuovo preventivo:
- cliccare sul pulsante Nuovo (automaticamente verranno impostati: numero
preventivo e data)
- inserire il codice cliente
- inserire ricarico, il codice IVA
e la data di validità
- fare clic sulla pagina Articoli e inserire il contenuto del preventivo
- salvare il documento con il pulsante Salva o tralasciare l'inserimento
con il pulsante Abbandona
- infine, per stampare il preventivo, premere il pulsante Stampa
La parte iniziale della scheda preventivi (fig.2) è composta dai seguenti dati:
- Numero preventivo
- Data preventivo
- Codice cliente
- Percentuale di ricarico
- Codice IVA
- Termine di validità del preventivo
(Figura 2)
Numero preventivo
Il numero preventivo è composto da 5 cifre numeriche. Per richiamare un
preventivo esistente basta digitare il numero e dare Invio.
Per effettuare una ricerca dei preventivi inseriti basta premere il pulsante
Ricerca
Data preventivo
E' la data di emissione del preventivo; nel caso di un nuovo preventivo, viene
inserita la data del giorno stesso.
Codice cliente
Il codice cliente è composto da 6 cifre numeriche.
Sul campo codice è possibile attivare le ricerche per nome con il tasto [F2],
per codice [F3], per Partita IVA [F4] o per residenza [F5].
Percentuale di ricarico
E' la percentuale di ricarico sul costo, da utilizzare quando vengono
richiamati gli articoli nel preventivo.
E' possibile utilizzare una percentuale particolare 999,00% che genera il prezzo
di vendita sulle logiche impostate sul cliente.
Per maggiori dettagli vedi la sezione
Impostare un listino per cliente basato su sconto o ricarico
Validità
E' la data di validità del preventivo. Viene calcolata automaticamente in base ai dati impostati in Utilità - Parametri
di configurazione - Varie - Giorni di validità
preventivo)
Pagina Articoli
In questa pagina vengono inseriti gli articoli che compongono il preventivo.
Gli articoli possono essere inseriti digitando il codice oppure ricercandoli in
ordine di codice facendo doppio clic nella colonna codice o
ricercandoli per descrizione facendo doppio clic nella colonna descrizione.
Esistono inoltre due combinazioni di tasti speciale per :
- inserire una nuova tra righe esistenti mediante i tasti [CTRL-N]
- cancellare la riga corrente mediante i tasti [CTRL-D]
Esiste inoltre la possibilità di importare nel preventivo mediante l'utilizzo
del pulsante Famiglie parte di testo e di articoli precedentemente scritti nell'archivio
Famiglie
Le colonne in griglia di questa pagina sono:
- V = colonna per varianti di preventivo
- Codice articolo
- Descrizione
- Unità di Misura
- Quantità
- Prezzo
- Sconto
- Netto
- IVA
- Totale
- R = Numero riga
V - Colonna per varianti di preventivo
Per un preventivo normale questa colonna deve essere lasciata vuota.
Nel caso in cui si voglia preventivare un lavoro indicando anche una variante al
lavoro principale questa colonna deve essere usata nel seguente modo.
Per la parte generale del preventivo si deve lasciare vuota questa colonna.
Per la parte in variante si può indicare un numero da 1 a 9 che viene ripetuto
per ogni gruppo di articoli facenti parte la variante.
In stampa il programma riporta prima tutti gli articoli senza colonna di
variante e chiude la prima parte con il totale imponibile + imposta e totale preventivo.
Dopo il totale preventivo inizia a stampare gli articoli segnati come variante
nella
colonna V.
Se si vogliono fare più varianti è necessario utilizzare i sub-totali (unità
di misura #) per ottenere i rispettivi totali di ogni variante.
Esempio: (3 articoli costituiscono la parte comune del preventivo, seguono la variante 1
vasca idromassaggio normale e la variante 2 vasca idromassaggio incassata nel
pavimento)
(figura 3)
Codice articolo e descrizione
Il codice articolo è composto da 18 cifre alfanumeriche.
Per ricercare un articolo in ordine di codice basta fare doppio clic sul
campo codice.
In questa colonna sono possibili le seguenti combinazioni:
- lasciare la colonna vuota nel caso di righe descrittive o di righe vuote
lasciate per avere una spaziatura verticale del preventivo
- lasciare la colonna vuota nel caso in cui si voglia preventivare un articolo
indicando qta e prezzo ma non lo si vuole codificare in magazzino
- indicare il codice articolo digitandolo direttamente o recuperandolo con
doppio clic
Descrizione
E' la descrizione automatica o manuale dell'articolo precedentemente
digitato o recuperato con doppio clic.
In questa colonna sono possibili le seguenti combinazioni:
- lasciare la colonna vuota nel caso di righe descrittive o di righe vuote
lasciate per avere una spaziatura verticale del preventivo
- digitare la descrizione di un articolo senza codice o recuperare con doppio
clic un articolo esistente
Se si è importata una famiglia in questo campo viene
visualizzata solo la prima riga mentre in stampa il programma espande
completamente tutto il testo abbassando automaticamente le righe successive.
Per visualizzare e/o modificare il testo della famiglia importata nel preventivo
basta fare doppio clic sulla descrizione ed il
programma a differenza di una riga normale dove aprirebbe la finestra di ricerca
visualizza una maschera come indicato in figura 4)
(figura 4)
Unità di misura
In questa colonna sono possibili le seguenti combinazioni:
- lasciare la colonna vuota nel caso di righe descrittive o di righe vuote
lasciate per avere una spaziatura verticale del preventivo
- indicare l'unità di misura della merce inserita
- digitare una speciale unità di misura # per generare dei sub-totali. Con #
nell'unità di misura il programma somma tutti gli importi
precedenti questo simbolo dall'inizio del preventivo o dal precedente #
(vedi figura 2 per un dettaglio visivo)
- digitare una speciale unità di misura ## per generare il gran-totale del
preventivo.
Si segnala che, comunque, il programma stampa sempre, in calce al preventivo,
totale imponibile, imposta e generale.
L’utilizzo dei parziali con # è dettato dalla
logica del preventivo (es. centrale termica, sanitario ecc) o perchè si vuole
stampare poi il documento evidenziando solo i totali senza dettagliare i singoli
prezzi che compongono il punto.
La stampa in questo modo è ottenibile con l'opzione Stampa
per cliente senza parziali.
Quantità
In questa colonna sono possibili le seguenti combinazioni:
- lasciare la colonna vuota nel caso di righe descrittive o di righe vuote
lasciate per avere una spaziatura verticale del preventivo
- indicare la quantità delle merce inserita
Prezzo
E' il prezzo UNITARIO dell'articolo eventualmente
ricaricato della percentuale impostata.
Il prezzo anche se generato automaticamente può essere modificato ulteriormente
o nel caso di una riga senza codice può essere caricato dall'operatore.
Per la generazione del prezzo unitario si ricorda che se viene indicata come percentuale di
ricarico il valore 999,00% il programma applica al costo in magazzino un
ricarico o uno sconto a seconda delle condizioni riservate al cliente.
Per maggiori dettagli vedi la sezione
Impostare un listino per cliente basato su sconto o ricarico
Sconto
E' l'eventuale sconto che si vuole calcolare sul prezzo UNITARIO ottenendo così
un prezzo netto di sconto.
Il campo può essere lasciato a zero.
Netto
E' il netto UNITARIO calcolato dal prezzo UNITARIO - sconto.
IVA
E' il codice IVA da applicare all'articolo; se non si inserisce un valore,
viene applicato ai fini del calcolo il codice IVA impostato nella
parte generale del preventivo.
Ad esempio se il lavoro è fatto al 10% ma si indica un articolo che deve essere
fatturato al 20% basta indicare il codice IVA 20 sulle sole righe degli articoli
che devono essere fatturati all'Iva diversa da quella indicata in testata
preventivo.
Totale
E' il totale Quantità x Netto.
R
E' il numero di riga che il programma genera automaticamente.
Operazioni sui preventivi
DUPLICAZIONE
STAMPA
IMPORTAZIONE/ESPORTAZIONE
INSERIMENTO FAMIGLIE NEL
PREVENTIVO
CONFERMA PREVENTIVO
PAGAMENTO (bottone Pagato): questa opzione permette di segnare il Preventivo (o Conto) come Pagato; l'informazione sarà poi a disposizione nella finestra delle ricerche per effettuare filtri a scelta dell'operatore